Benchmarking: eccellere attraverso
il confronto. (articolo di Federico Lenzi)
Tutti sappiamo che possiamo migliorare qualcosa solo quando ci rendiamo conto che … non è ancora al livello cui dovrebbe essere. I più famosi esperti di consulenza aziendale ce lo confermano.
Ma se parliamo della nostra attività, come possiamo
renderci conto di quale sia realmente il “livello al quale dovremmo essere” ?
Come possiamo misurare il livello attuale ?
Come possiamo conoscere quale sia concretamente il
“livello” al quale possiamo arrivare ?
E soprattutto, infine, quali prassi dovremmo
adottare per innalzare il nostro attuale livello ?
Il BENCHMARKING
ci aiuta a trovare le risposte a
queste importanti domande.
Cosa significa innanzitutto benchmarking ?
La parola deriva dal termine “benchmark” che può
essere tradotto come “parametro di riferimento”.
Dunque il benchmarking
è un modo per individuare i processi messi in atto dalle persone e dalle
aziende migliori in ogni campo e per adattarli alla nostra realtà.
Chi è stato il primo uomo a fare benchmarking ? Probabilmente il secondo essere umano che
riuscì ad accendere un fuoco; egli osservò attentamente lo scopritore del fuoco
e si impadronì della sua tecnica.
All’inizio del secolo alcuni generali dell’esercito tedesco si misero ad
osservare un circo americano, che si esibiva sotto grandi tendoni, ingombranti
e difficili da montare e smontare.
Naturalmente anche allora i circhi si spostavano da una città all’altra
e a volte riuscivano a traslocare nel giro di poche ore. Gli addetti smontavano in quattro e
quattr’otto le attrezzature, le mettevano su un treno e le portavano da
un’altra parte. Disfare un circo
viaggiante è molto complicato: bisogna nutrire e spostare persone e animali;
occorre imballare e impacchettare a dovere le cose. C’erano delle carrozze ferroviarie appositamente attrezzate e il
personale dei circhi ci sapeva indubbiamente fare. I generali tedeschi avevano lo stesso problema. Avevano personale di tutti i generi. E avevano anche cavalli, munizioni,
vettovaglie; impararono molto sull’arte dell’attendamento studiando le
soluzioni adottate in un settore totalmente estraneo a quello militare.
E nel mondo aziendale ? Nel mondo aziendale l’anno di nascita del benchmarking è il
1979.
XEROX : un
caso emblematico.
Nel 1979 Canon mise sul mercato una fotocopiatrice
di medie dimensioni ad un prezzo inferiore al costo di produzione Xerox (per
modello equivalente). La Xerox ipotizzò
che Canon avesse deciso di vendere in perdita pur di conquistare quote di
mercato, ma i suoi tecnici dimostrarono che la società giapponese poteva
vendere a quei prezzi senza rimetterci, perché era più efficiente. Xerox impiegò più di un anno prima di
assumere una nuova linea strategica.
Tra il 1980 e il 1985, Xerox diede il via al primo processo di
benchmarking strutturato ed acquisì così le tecniche che le consentirono di
dimezzare i costi di produzione e di ridurre di oltre il 60% i costi
logistici. Ecco alcuni dei partner individuati
da Xerox per il progetto di benchmarking: American Express per la fatturazione
e la riscossione dei crediti, Ford per il layout di fabbrica, General Electric
per la robotica, L.L.Bean per le operazioni di magazzino, Mary Kay Cosmetics
per l’efficienza logistica e distributiva.
Dal 1985 la quota Xerox nel mercato americano delle fotocopiatrici è
cresciuta dell’80%. L’entità del
benchmarking attuato dalla Xerox è aumentata enormemente a partire dal 1984,
quando l’azienda si confrontava solo su 14 elementi. Attualmente la società fa benchmarking su oltre 240 indicatori e
per ciascuno di essi il target di riferimento è il livello di performance
conseguito dai leader mondiali, a qualunque settore appartengano.
Oggi più del 70% delle imprese leader pratica
regolarmente il benchmarking e quasi tutte prevedono di aumentare gli
investimenti in questa metodologia nei prossimi cinque anni.
Southwest Airlines ha sottoposto a benchmarking il
processo di rifornimento e servizi a terra nei dock; ha analizzato il modello
d’intervento ai box delle scuderie di auto da corsa ed ha ottenuto un
miglioramento dell’efficienza e riduzione dei tempi d’intervento. Motorola ha sottoposto a benchmarking
quello che era l’intervallo di tempo tra la ricezione dell’ordine e la
fornitura della merce; ha studiato la procedura ordini e consegne adottata
dalla Domino Pizza ed ha ottenuto una sensibile riduzione del ciclo
dell’ordine. Convex Computers ha
sottoposto a benchmarking i processi di manutenzione ordinaria e riparazione
dei guasti andando ad osservare le procedure Disney riguardo alla manutenzione
ordinaria dei parchi divertimento e lasciando una maggiore autonomia
decisionale agli operai; risultato: riduzione dell’80% dei guasti ai circuiti
elettrici, con risparmi per milioni di dollari.
E allora, PERCHE’
FARE BENCHMARKING ?
Perché “esiste il concreto e fondato rischio di morire delle proprie certezze” (R.Camp); del resto “non siete obbligati a farlo, sopravvivere non è un dovere” (W.Edward Deming).
Fare benchmarking in azienda porta sicuramente
almeno i seguenti vantaggi :
1)
Darsi
un sistema di misurazione. Capire su quali aspetti confrontarsi spinge a
misurare i propri processi.
2)
Concentrarsi
su miglioramenti sostanziali anziché incrementali.
3)
Identificare
obiettivi concreti e raggiungibili.
Si parla molto di reengineering nelle aziende. Gli esperti rilevano che il reengineering
non accompagnato dal benchmarking produce miglioramenti molto modesti,
nell’ordine del 5-10%, molto lontani dagli incrementi di performance del 50-75%
che si registrano frequentemente nei processi di ridisegno radicale supportati
dal benchmarking.
Esistono 6
tipologie di benchmarking :
1)
Benchmarking
interno (si fa all’interno della stessa azienda, tra varie sedi, filiali,
risorse)
2)
Benchmarking
collaborativo (si fa all’interno di un gruppo di aziende disposte a
collaborare)
3)
Benchmarking
competitivo (si fa con un concorrente diretto e con il suo accordo)
4)
Benchmarking
ombra (si fa con un concorrente diretto a sua insaputa)
5)
Benchmarking
funzionale (si fa con aziende che utilizzano processi simili in settori
diversi)
6)
Benchmarking della
migliore pratica a livello mondiale (come sopra a livello mondiale)